I. Administrator danych osobowych
Administratorem danych osobowych w rozumieniu art. 4 pkt 7 RODO jest Sylwia Matczak wykonująca działalność gospodarczą pod firmą Baltic Art Sylwia Matczak, ul. Wronia 10i lok. 2, 71-221 Szczecin, NIP: 6291694831, REGON: 812725281.
Kontakt e-mail: biuro@balticart.pl.
Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zgodnie z art. 32 ust. 1 RODO. Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do zawarcia umowy lub realizacji usług/obsługi zapytań.

II. Cele i podstawy przetwarzania danych osobowych
Administrator przetwarza dane osobowe w następujących celach:
a) przygotowanie oferty w odpowiedzi na zainteresowanie klienta – art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
b) świadczenie usług drogą elektroniczną za pośrednictwem Portalu (serwisu www) – art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
c) obsługa procesu reklamacyjnego – art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
d) realizacja obowiązków rachunkowych i podatkowych – art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
e) archiwizacja danych w celu ustalenia/dochodzenia/obrony roszczeń – art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
f) kontakt telefoniczny/e-mail w odpowiedzi na zapytania – art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
g) przesyłanie informacji technicznych dot. funkcjonowania Portalu i usług – art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
h) marketing produktów własnych (na podstawie zgody, a w przypadkach niewymagających zgody – art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
i) dokumentowanie przebiegu wydarzeń organizowanych przez Administratora (w tym Wielkiej Gali Ślubnej) poprzez utrwalanie obrazu (fotografia/wideo) oraz ich publikację w ramach relacji/reportażu i materiałów promujących kolejne edycje wydarzenia – podstawa: prawnie uzasadniony interes Administratora, art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

III. Odbiorcy danych. Przekazywanie danych do państw trzecich
1. Odbiorcami danych mogą być podmioty współpracujące z Administratorem (gdy to niezbędne do realizacji umowy/usługi), w szczególności biura rachunkowe, kancelarie prawne, dostawcy usług IT/hostingu.
2. W zakresie materiałów foto/wideo odbiorcami mogą być również podwykonawcy realizujący usługi foto/wideo i agencje kreatywne oraz serwisy społecznościowe – w zakresie publikacji i dystrybucji materiałów z wydarzenia.
3. Administrator może udostępnić dane uprawnionym organom, jeżeli obowiązek taki wynika z przepisów prawa.
4. Dane mogą być przekazywane poza EOG – np. do Google LLC (Google Analytics) – w oparciu o odpowiednie zabezpieczenia prawne (standardowe klauzule umowne/SCC, uczestnictwo w DPF – o ile dotyczy).
IV. Okres przechowywania danych osobowych
1. Dane związane z umową – przez czas jej obowiązywania oraz do upływu terminów przedawnienia roszczeń zgodnie z Kodeksem cywilnym.
2. Dane na dokumentach rozliczeniowych – zgodnie z przepisami o podatku VAT i rachunkowości.
3. Dane przetwarzane w celach marketingowych – do 10 lat, nie dłużej jednak niż do wycofania zgody lub wniesienia sprzeciwu.
4. Materiały foto/wideo:
• materiały surowe – do 24 miesięcy (selekcja, montaż, rozliczenia, archiwizacja robocza);
• publikacje w kanałach Administratora (www, profile społecznościowe, materiały dot. kolejnych edycji) – przez okres prowadzenia działań promocyjnych i archiwizacji wydarzenia, nie dłużej niż do skutecznego wniesienia sprzeciwu lub upływu terminów przedawnienia roszczeń.
V. Prawa osoby, której dane dotyczą
Osobie, której dane dotyczą, przysługują prawa:
1. dostępu do danych oraz uzyskania kopii (art. 15 RODO),
2. sprostowania danych (art. 16 RODO),
3. usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) w przypadkach określonych w art. 17 RODO,
4. ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO),
5. przenoszenia danych (art. 20 RODO) – o ile podstawa to umowa lub zgoda i przetwarzanie jest zautomatyzowane,
6. sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie (art. 21 RODO) – w tym wobec publikacji wizerunku w ramach relacji/reportażu i promocji kolejnych edycji; w razie uwzględnienia sprzeciwu Administrator zaprzestanie publikacji oraz – w miarę możliwości technicznych – usunie lub zanonimizuje już opublikowane materiały,
7. wniesienia skargi do Prezesa UODO, gdy uzna, że przetwarzanie narusza przepisy RODO,
8. wycofania zgody w dowolnym momencie (jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody), bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed jej wycofaniem.
Sprzeciw/wnioski można składać na: biuro@balticart.pl lub w Punkcie Informacyjnym podczas wydarzenia.

VI. Profilowanie
Dane osobowe nie są przetwarzane w sposób zautomatyzowany, w tym poprzez profilowanie, chyba że Użytkownik wyrazi na to uprzednią zgodę lub zostanie o tym wyraźnie poinformowany (np. w przypadku wdrożenia narzędzi personalizacji/remarketingu).

VII. Google Analytics
Administrator korzysta z Google Analytics do analizy korzystania ze strony i jej usprawniania. Usługa używa plików „cookies”; Administrator stosuje anonimizację IP przed przekazaniem danych do Google. W wyjątkowych przypadkach dane mogą być przekazywane do USA – Google zapewnia odpowiedni poziom ochrony (SCC/DPF – o ile dotyczy). Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Szczegóły dotyczące cookies dostępne są w polityce cookies na stronie.

VIII. Uczestnicy wydarzeń – foto/wideo (relacje i promocja kolejnych edycji)
1. Administrator utrwala przebieg wydarzeń (w tym Wielkiej Gali Ślubnej) w formie zdjęć i nagrań wideo w celu przygotowania relacji/reportażu oraz promocji kolejnych edycji wydarzenia.
2. Utrwalane i publikowane są zasadniczo ujęcia ogólne, w których osoby stanowią element całości (tłum, przestrzeń targowa). Administrator nie publikuje portretowych zbliżeń pojedynczych osób bez odrębnej zgody.
3. Podstawa prawna: prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegający na dokumentowaniu i promocji wydarzeń; w zakresie prawa do wizerunku zastosowanie mają przepisy o ochronie wizerunku jako „szczegółu całości”.
4. Odbiorcy danych: podwykonawcy (fotografowie, operatorzy wideo), dostawcy IT/hostingu, serwisy społecznościowe oraz media – w zakresie niezbędnym do publikacji i dystrybucji materiałów.
5. Okres przechowywania: zgodnie z rozdz. IV pkt 4.
6. Prawa osób: zgodnie z rozdz. V (w szczególności prawo do sprzeciwu). Sprzeciw można zgłosić na biuro@balticart.pl lub w Punkcie Informacyjnym podczas wydarzenia.

IX. Postanowienia końcowe
1. W sprawach nieuregulowanych stosuje się przepisy RODO oraz innych właściwych ustaw.
2. Polityka może być okresowo aktualizowana; aktualna wersja jest publikowana na stronie Administratora.